关于送审机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的函
根据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期规定》的要求，结合我单位实际制定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。
特此函报，请审批。
附件：1、莱西市农业局文件材料归档范围
2、莱西市农业局文书档案保管期限表
二〇〇八年四月二日
抄送：存档。
莱西市农业局办公室 2008年4月2日印发
（共印3份）
附件1
莱西市农业局文件材料归档范围
第一条 为便于莱西市农业局（以下简称机关）和所属各单位正确界定文件材料归档范围，使所保存的档案既能反映本机关主要职能活动情况，维护历史真实面貌，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）和青岛市机关档案管理有关要求制定本机关文件材料归档范围。
第二条 本机关文件材料是指机关在其工作过程中形成的纸质材料、电子文件、照片、录音录像和实物等历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是：
一、反映本机关主要职能和记录本机关基本历史面貌的，对本机关和社会有查考价值和历史研究价值的文件材料；
二、本机关各项工作中形成的涉及国家、集体和个人利益的，有凭证价值的文件材料；
三、上级机关、同级机关形成的，需要本机关贯彻执行的文件材料和下级机关报送的重要文件材料；
四、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
本机关应归档的文件材料具体包括：
一、文书档案
1.国家农业部文件材料；
2.山东省农业厅文件材料；
3.青岛市农业委员会文件材料；
4.莱西市委、市政府及市委、市政府办公室，莱西市各部、委、局文件材料；
5.上级机关、上级领导、人大代表、政协委员检查、视察本机关工作形成的文件材料；
6.莱西市农业局文件；
7.行政办公会议记录、纪要；
8. 全市农业和农村工作会议的领导讲话、传达提纲、会议日程、典型材料等；
9. 本机关工作计划、报告、总结、重点工作目标；
10. 人民来信来访及信访处理结果；
11. 人大代表建议、政协委员提案及办理件；
12. 市委、市政府督查件及办理结果；
13. 与本机关主要职能工作有关的电话记录、传真；
14. 外事活动中形成的考察报告、邀请函、执行日程、会谈记录等文件；
15. 本单位领导公务活动中形成的重要信件、电报及外出带回的与本单位有关的文件；
16. 以其它单位为主办的联合发文；
17. 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿;
18. 签订的合同、协议；
19. 国资、工商等年检材料；
20. 财产、物资、档案等交接形成的材料；
21. 本机关审计工作中形成的审计报告或审计意见材料，领导人离任审计考核材料；
22. 本机关财务决算、预算；
23. 本处年度工作总结、计划；
24. 各镇（街道）农业办公室、单位上报的职能活动的专题报告，年度和年度以上的计划、规划、总结、统计报表、财务决算等文件。
二、会计档案
（一）会计凭证
1.原始凭证；
2.记账凭证；
3.汇总凭证；
4.其它会计凭证；
（二）会计账簿
1.日记账；
2.总账；
3.现金出纳账、银行存款账；
4.明细分类、分户账或登记簿；
（三）财务报表
1.行政单位年终决算报表；
2.行政单位和事业单位会计报表；
3.会计月报、季度报表；
（四）其他
1.会计移交清册；
2.会计账薄保管清册；
3.会计档案销毁清册；
三、照片档案
（一）本机关历届领导人的照片（工作照或免冠照片）；
（二）上级领导、社会著名人物来检查视察工作的照片；
（三）本机关召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片；
（四）本机关各种工作成果的照片；
（五）本机关宣传报道工作的照片；
（六）本机关外事活动的照片；
（七）本机关发生的各种重大事件、事故的照片；
（八）本机关主办或承办的重大活动的照片；
（九）本机关各种实物（如奖状、锦旗、奖杯、礼品、纪念品、宣传品）的照片；
（十）本机关组织或参加的其它重要活动的照片。
四、音像档案
（一）市级以上领导人、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的录音录像材料；
（二）本机关主办和承办的有影响的重大活动、重要外事工作的录音录像材料。
（三）本机关重要职能活动的录音录像材料。
五、实物档案
（一）应进馆实物档案归档范围
1.本机关获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；
2.本机关举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等；
3.本机关外事活动中获赠的纪念品、礼品；
4.其它有重要保存利用价值的实物。
（二）非进馆实物档案归档范围
1.本机关获得的（应进馆实物档案之外）各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等；
2.本机关国内交往中获赠的纪念品、礼品；
3.其它有一般保存利用价值的实物。
第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向办档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关形成的人事档案归档范围按有关规定执行。
第七条 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单，应与文件正本、定稿一并归档。
第八条 本机关协办的会议、行文所形成的文件材料将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第九条 机关所属单位应结合本单位职能和工作实际，编制本单位的文件材料归档范围，经市档案局行政管理部门审查同意后执行。
附件2
莱西市农业局文书档案保管期限表
1 本机关党委会议和行政办公会议纪要、会议记录 永 久
2 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永 久
2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
3 机关联合召开会议的文件材料
3.1 本机关主办的
3.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永 久
3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
3.2 本机关为协办的
3.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复印件或副本 10年
4 上级机关、上级领导、人大代表、政协委员视察本机关工作时形成的文件材料
4.1 重要的指示讲话、题词等 永 久
4.2 其它的 30年
4.3 本机关汇报材料 30年
5 本机关业务文件材料
5.1 本机关制定的办法、规定、制度等法规政策性、普发性业务文件， 中长期规划、纲要、预案、方案等文件材料 永 久
5.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
5.2.1 涉及本机关主管业务、职务任免、机构设置、人员编制、职能调整、启用印等 永 久
5.2.2 其它的 30年
5.2.3 没有结果的 10年
5.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
5.3.1 内容涉及本机关人员任免职务、机构设置、人员编制、职能调整、启用印章、列入市重点建设项目、重大活动、重大科学技术、技术改造项目、普查项目等 永 久
5.3.2 其它的 30年
5.3.3 没有结果的 10年
5.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
5.5 机关联合行文的文件材料
5.5.1 本机关为主办的
5.5.1.1 涉及本机关主管工作的业务办法、制度、操作规程、实施细则等法规政策性文件材料 永 久
5.5.1.2 其它的 30年
5.5.2 本机关为协办的
5.5.2.1 涉及本机关主管工作的业务办法、制度、操作规程、实施细则等法规政策性文件材料 30年
5.5.2.2 其它的 10年
5.6 本机关编辑、编写的文件材料
5.6.1 大事记、组织沿革、史志、年鉴和公开出版的出版物定稿、样本；本机关职工撰写的公开发表的专业论 永 久
5.6.2 反映本机关重要活动事件的新闻报道剪报材料等 30年
5.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
5.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永 久
5.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永 久
5.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
5.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永 久
5.7.3.2 房屋、土地等所有权、使用权确认的文件材料 永 久
5.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永 久
5.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
5.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
5.7.5 行政处罚、处分、复议等工作形成的文件材料
5.7.5.1 涉及金额五万元以上或对社会有较大影响的整套材料 永 久
5.7.5.2 涉及金额五万元以下的整套材料 30年
5.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
5.8.1 本机关年度和年度以上的计划、总结、业务工作统计报表及统计分析 永 久
5.8.2 涉及本机关主管业务、重要职能活动的总结，调查评估，重要专题的调研材料 永 久
5.8.3 本机关内部职能部门年度或年度以上的工作计划、总结 30年
5.8.4 本机关半年总结、一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
5.9 出国或出境访问考察、审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录等 30年
5.10 市委、市政府督查件及办理结果 永 久
5.11 本机关承办的人大代表建议和意见、人大议案及答复、政协委员提案及办理结果 永 久
6 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
6.1 机构演变、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永 久
6.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
6.3 人事任免文件、离退休、享受待遇等文件 永 久
6.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
6.4.1 受县处级(含)以上表彰、奖励的通报、审批 永 久
6.4.2 受县处级以下表彰、奖励的通报、审批材料 30年
6.5 对本机关有关人员的处分材料
6.5.1 受到警告(不含)以上处分的 永 久
6.5.2 受到警告处分的 30年
6.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永 久
6.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永 久
6.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永 久
6.9 职工名册 永 久
6.10 年度或年度以上的干部统计报表、国家公务员统计报表、离退休统计报表及统计分析材料 永 久
6.11 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
6.11.1 工作报告、总结、换届选举结果 永 久
6.11.2 重要专项活动的报告、总结等 永 久
6.11.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永 久
6.11.4 年度或年度以上的党内统计报表、团组织、团干部、工会统计报表及统计分析材料 永 久
6.11.5 党员、干部理论学习，精神文明建设，思想教育工作形成的工作计划、工作安排、实施方案 10年
6.11.6 情况反映、工作简报 10年
6.11.7 民主生活会议记录 永 久
6.11.8 党建工作调研报告 30年
6.11.9 工会举行的各种文体比赛、联欢会的材料10年
6.12 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
6.12.1 党风廉政建设、反腐败工作形成的总结、报告，查处违法乱纪的调查材料 永 久
6.12.2 其它的(党风廉政建设的方案计划等) 30年
6.13 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
6.14 本机关处理人民来信来访的文件材料
6.14.1 有省级以上(含青岛市委书记、市长)领导重要批示和处理结果的 永 久
6.14.2 有其他领导批示和处理结果的(含青岛市副书记、副市长、本机关主管领导) 30年
6.14.3 没有处理结果的 10年
7 本机关事务管理文件材料
7.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永 久
7.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
7.2.1 内容包括区或划分；列入市、区（市）重点建设项目、重大科学技术研究和技术改造；金额超过100万元以上；有效期10年以上的 永 久
7.2.2 金额为100万元以下,有效期10年以下的 10年
7.3 接待工作计划、方案
7.3.1 接待上级机关、上级领导、人大代表、政协委员、国内外知名企业领导人、社会知名人士工作的 30年
7.3.2 其它的 10年
7.4 机关财务决算、劳动工资统计报表 永 久
7.5 机关财务预算 30年
7.6 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
7.7 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
7.7.1 产权申请、变动、注销登记、统计、核查清算、交接
永 久
7.7.2 国有资产管理年度检查的 10年
7.8 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永 久
7.9 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
7.10 本机关档案交接凭证、清册 永 久
7.11 本机关内部管理的规章制度、工作条例、章程、车辆、报销制度 10年
8 科技工作形成的文件材料
8.1 列入市级重点科技项目的方案、技术标准、印证、评审材料 永 久
8.2 其它的 30年
9 本机关审计工作中形成审计报告或审计意见材料,领导干部离任审计考核材料 永 久
10 上级机关制发的文件材料
10.1 上级机关制发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的文件材料
10.1.1 涉及本机关主管工作的办法、条例、规程、制度等法规政策性文件和领导讲话等 永 久
10.1.2 其它的 30年
10.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
10.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永 久
11 同级机关和非隶属机关制发的文件材料
11.1 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.2 同级机关和非隶属机关检查本机关工作形成的检查通报 10年
12 下级机关报送的文件材料
12.1 重大问题、重大工作的专题报告 30年
12.2 年度和年度以上的计划、规划、总结、统计报表、财务决算等文件 10年
12.3 下级机关报送的法规性备案文件 10年